Номенклатура дел отдела кадров на 2. Номенклатура дел отдела кадров на 2.

Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье. Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура. Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы. Структура номенклатуры отдела кадров. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2. Итоги. Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров.

При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до . В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и . Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень. Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем .

И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота. Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства. Дело в том, что в соответствии с п. Об архивном деле» от 2. К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой- работодателем в течение установленных законодательством сроков. Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона . Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел. Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота.

Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть: приказы; договоры; учетные документы; карточки; трудовые книжки и т. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков. В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания).

В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура. Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика.

И использование номенклатуры может способствовать ее решению. Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов. Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать: перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 2. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые: должны быть оформлены в архив на длительное хранение; могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены; могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению. Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию: перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать; сроки их хранения, предусмотренные законодательством. Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы.

Практический семинар «Номенклатура дел и архивное хранение документов». Оформление номенклатуры дел. Образец формы номенклатуры дел. Образец номенклатура дел является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения . Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков . Приложение Д Образец представления для приказа по основной деятельности . Приложение Ж Форма номенклатуры дел.

В Примере 1, представленном ниже, вы сможете увидеть образец оформления сводной номенклатуры дел предприятия, а в Примере . Образец номенклатуры дел в помощь заведующей ДОУ, документ с которого проверяющие инстанции начинают проверку .

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год. Разберемся, как это происходит на практике.

Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации? Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры.

Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач: классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел; определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше. Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе . Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его. Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре. Gemix Sb-80Bt Инструкция тут. Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы. Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются: индекс дела; заголовок дела; количество единиц хранения; сроки хранения и номера статей по перечню; примечания к номенклатуре. Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры отдела кадров. Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1- й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 0. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.

В 4- й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены. В 5- й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Составление номенклатуры дел 2. Статьи по теме. Материалы этой статьи помогут вам разработать свою номенклатуру дел, в ней мы подробно разложили весь этап ее создания, привели примеры оформления номенклатуры дел, дали рекомендации по систематизации документов и советы по формулированию заголовков дел и установлению сроков их хранения с учетом тех послаблений, которые предусмотрены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для предприятий, документация которых не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов. Ответственным за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота, как правило, является канцелярское подразделение, а в тех компаниях, где объемы невелики, этим обычно занимается секретарь.

Классификация номенклатуры дел в 2. Номенклатура дел может быть отнесена к одному из трех видов: типовая; примерная; индивидуальная номенклатура дел (разработанная для конкретной организации). В типовой номенклатуре дел устанавливается состав дел, заводимых в системе делопроизводства однотипных предприятий, где она является нормативным документом, обязательным для исполнения. В примерной номенклатуре устанавливается приблизительный состав дел, оформляемых в учреждениях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел. Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, например: «примерная номенклатура дел для государственных бюджетных учреждений». Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки. Индивидуальна номенклатура дел, разработанная для конкретного предприятия, подразделяется на: сводную номенклатуру дел иноменклатуру дел конкретного структурного подразделения.

Читайте по теме в электронном журнале. При этом порядок составления номенклатуры дел структурного подразделения не отличается от порядка составления сводной номенклатуры дел организации, различия касаются только оформления. Требования, предъявляемые к оформлению номенклатуры дел предприятия. При оформлении, согласовании и утверждении номенклатуры дел, а также при формировании заголовков дел, следует руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций». Для составления формуляра номенклатуры дел используется унифицированная форма, соблюдать которую обязаны все организации, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Для оформления номенклатуры дел используется общий бланк организации. Наименование документа — НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — должно быть написано заглавными буквами.

В реквизите «Дата номенклатуры дел» проставляют дату подписания документа, при этом она не может быть позже, чем 1 января того года, на который распространяется номенклатура дел. В реквизите «Индекс (. При написании заголовка указывается год, на который распространяется действие данной номенклатуры дел (в настоящее время в организациях составляются номенклатуры дел на следующий, 2. В Примере 1, представленном ниже, вы сможете увидеть образец оформления сводной номенклатуры дел предприятия, а в Примере 2 — образец номенклатуры дел структурного подразделения. Пример 1. Пример 2. Как видно из приведенных выше примеров, номенклатура дел предприятия должна: визироваться руководителем архива или иным должностным лицом, ответственным за ведение архива; подписываться руководителем службы ДОУ организации или иным лицом, назначенным по приказу ответственным за делопроизводство, если предприятие небольшое; обязательно утверждаться руководителем организации. Когда организация входит в число тех, которые являются источниками комплектования государственного или муниципальных архивов, разработанная в ней номенклатура дел должна быть согласована с  с экспертно- проверочной комиссией (ЭПК) городского архивного учреждения, а также с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если таковая имеется).

Если предприятие не является источником формирования таких архивов, согласование номенклатуры не требуется. Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел. Поскольку номенклатура дел структурного подразделения входит в сводную номенклатуру дел и является ее составной частью, ее не нужно утверждать руководителем предприятия. На номенклатуре дел структурного подразделения проставляется виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив. Она также должна быть согласована с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии) и подписана руководителем данного структурного подразделения. В случае, когда структурных подразделений на предприятии нет и все дела формирует секретарь, номенклатуру дел подписывает составитель и утверждает руководитель предприятия. После утверждения номенклатура дел считается действительной в течение следующих пяти лет, но если изменилась структура или функции организации, документ необходимо актуализировать и утвердить заново.

Когда таких изменений не было, в конце каждого календарного года документ уточняется, перепечатывается и с начала следующего года вводится в действие автоматически. В соответствии с установившейся практикой, в качестве основы для определения структуры номенклатуры дел используется структура (штатное расписание) предприятия. Названия разделам, подразделам и другим делениям номенклатуры дел присваиваются в соответствии с названиями структурных подразделений, например: бухгалтерия, юридический отдел, канцелярия и пр. Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы, состоящей их двух частей: основной и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел. Те графы таблицы, в которых отражаются сведения об одном деле, представляют собой одну из статей номенклатуры дел. Каждая статья номенклатуры дел составляет пять граф (Примеры 1 и 2), в которые вносится вся необходимая информация: индекс дела; заголовок (наименование) дела; количество томов и частей дела (заполняется по итогам каждого календарного года); срок хранения дела, устанавливаемый в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденном Приказом Минкультуры России от 2.

N 5. 58 (далее - Перечень); примечание, в котором ставится отметка о передаче дела в архив; его утилизации по истечении срока хранения; о лицах, назначенных ответственными за формирование дел и пр. Номенклатура дел организации: форма, структура, ведение и корректировка. Следует учитывать, что те наименования  граф таблицы основной части номенклатуры дел, которые представлены Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, отличаются от тех, которые представлены в Основных правилах работы архивов организаций. Если обратить внимание на наименования, указанные в третьей графе той и другой таблицы, понятно, что расхождения не носят смысловой характер, разница только в формулировках. Перед организацией, обязанной соблюдать установленную форму номенклатуры дел, встает вопрос, какой таблицей пользоваться?

Мы рекомендуем государственным и муниципальным организациям использовать наименование третье графы, приведенное в Типовой инструкции, а всем остальным предприятиям то наименование, которое рекомендовано Основными правилами работы архивов организаций. Фрагмент документа. Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»: Индекс дела. Заголовок дела (тома, части)Кол- во дел (томов, частей)Срок хранения и.